شرکت در نمایشگاهها و رویدادهای تجاری فرصتی ارزشمند برای معرفی برند، ارتباط مستقیم با مشتریان بالقوه و ایجاد فرصتهای همکاری جدید است. در چنین رویدادهایی، جزئیات مختلفی در شکلگیری تصویر ذهنی مخاطب از یک کسبوکار نقش دارند و یکی از این جزئیات، انتخاب و ارائه هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی است.
هدیهای که در نمایشگاه به مخاطب ارائه میشود، میتواند پس از پایان رویداد نیز همراه او باقی بماند و نام برند شما را در موقعیتهای مختلف یادآوری کند. البته رسیدن به این نتیجه فقط به انتخاب یک محصول زیبا وابسته نیست؛ بلکه باید نوع مخاطب، تعداد موردنیاز، بودجه، روش چاپ لوگو، بستهبندی و زمان تحویل را نیز بهدرستی برنامهریزی کنید.
اگر قصد سفارش هدایای تبلیغاتی برای نمایشگاه، همایش یا رویداد سازمانی را دارید، این راهنما به شما کمک میکند مراحل کار را از انتخاب محصول تا تحویل نهایی با دقت بیشتری پیش ببرید و از اشتباهات رایج در سفارش جلوگیری کنید.
۱. پیش از سفارش، هدف خود از ارائه هدیه را مشخص کنید
اولین قدم برای سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی، مشخصکردن هدفی است که از ارائه هدیه دنبال میکنید. محصولی که برای معرفی گسترده برند به بازدیدکنندگان انتخاب میشود، ممکن است با هدیهای که برای ایجاد ارتباط با مدیران و مشتریان مهم در نظر گرفتهاید، کاملاً متفاوت باشد.
برای مثال، بعضی شرکتها میخواهند نام برند خود را در اختیار تعداد زیادی از بازدیدکنندگان قرار دهند. در این شرایط، محصولات کوچک، کاربردی و قابلحمل انتخاب مناسبی هستند. در مقابل، اگر هدف شما قدردانی از مشتریان ویژه یا ایجاد ارتباط با شرکای تجاری باشد، میتوانید محصولات باکیفیتتر یا ستهای هدیه را بررسی کنید.
پیش از انتخاب محصول، مشخص کنید کدامیک از اهداف زیر برای شرکت شما اولویت بیشتری دارد:
- معرفی نام و نشان تجاری به تعداد زیادی از بازدیدکنندگان
- ایجاد ارتباط با مشتریان بالقوه و معرفی خدمات شرکت
- حفظ ارتباط با مشتریان فعلی و شرکای تجاری
- قدردانی از مدیران، مهمانان ویژه و افراد تأثیرگذار
- ماندگارکردن نام برند پس از پایان نمایشگاه
وقتی هدف سفارش روشن باشد، انتخاب محصول و تعیین بودجه نیز سادهتر خواهد شد.
۲. مخاطبان نمایشگاه را بهدرستی بشناسید
یکی از مهمترین معیارها در انتخاب هدیه تبلیغاتی، شناخت افرادی است که قرار است آن را دریافت کنند. هدیهای که برای بازدیدکنندگان عمومی مناسب است، الزاماً برای مدیران، کارشناسان تخصصی یا مشتریان سازمانی انتخاب مناسبی نخواهد بود.
برای شناخت بهتر مخاطبان، به نوع نمایشگاه و حوزه فعالیت شرکت توجه کنید. در یک نمایشگاه صنعتی ممکن است مدیران خرید، کارشناسان فنی و نمایندگان شرکتها مخاطبان اصلی شما باشند؛ اما در یک نمایشگاه عمومی، گروه متنوعتری از بازدیدکنندگان به غرفه مراجعه کنند.
پیش از سفارش، این پرسشها را بررسی کنید:
- مخاطبان اصلی غرفه چه افرادی هستند؟
- آیا بیشتر بازدیدکنندگان مشتریان عمومی هستند یا مدیران و تصمیمگیرندگان سازمانی؟
- هدیه قرار است در همان نمایشگاه استفاده شود یا پس از رویداد نیز کاربرد داشته باشد؟
- چه محصولی با حوزه فعالیت و هویت برند شرکت تناسب بیشتری دارد؟
هرچه شناخت دقیقتری از مخاطب داشته باشید، احتمال انتخاب هدیهای که واقعاً مورد استفاده قرار بگیرد بیشتر خواهد شد.
۳. تعداد هدایای موردنیاز را محاسبه کنید
تعیین تعداد یکی از مراحل مهم سفارش است؛ زیرا هم بر هزینه نهایی و هم بر نوع محصول قابل انتخاب تأثیر میگذارد. برای محاسبه تعداد، بهتر است تنها به آمار کلی بازدیدکنندگان نمایشگاه اکتفا نکنید.
تعداد هدایای موردنیاز را بر اساس مدت برگزاری نمایشگاه، میزان مراجعه احتمالی به غرفه، تعداد مخاطبان هدف و برنامههای بازاریابی شرکت برآورد کنید. همچنین بهتر است تعدادی هدیه اضافی برای مراجعهکنندگان پیشبینینشده یا جلسات احتمالی در نظر بگیرید.
| گروه مخاطبان |
هدف ارائه هدیه |
نوع هدیه قابل بررسی |
| بازدیدکنندگان عمومی |
معرفی گسترده برند |
خودکار، دفترچه، ساک دستی |
| مشتریان بالقوه |
ایجاد ارتباط تجاری |
ماگ، دفترچه و محصولات کاربردی |
| مشتریان فعلی |
تقویت ارتباط با برند |
هدایای اختصاصی و باکیفیت |
| مدیران و شرکای تجاری |
قدردانی و ایجاد ارتباط حرفهای |
ست هدیه و محصولات مدیریتی |
این دستهبندی یک راهنمای اولیه است و میتوانید با توجه به نوع نمایشگاه و بودجه شرکت، ترکیب متفاوتی از محصولات را در نظر بگیرید.
۴. بودجه سفارش هدایای نمایشگاهی را تعیین کنید
پس از مشخصشدن هدف و تعداد، نوبت به تعیین بودجه میرسد. بهتر است پیش از بررسی محصولات، محدوده هزینه موردنظر شرکت را مشخص کنید تا انتخابها هدفمندتر باشند.
هزینه نهایی سفارش فقط به قیمت خود محصول وابسته نیست. روش چاپ لوگو، تعداد رنگها، نوع بستهبندی، تعداد سفارش و شرایط آمادهسازی نیز میتوانند بر هزینه تأثیر بگذارند.
برای برنامهریزی دقیقتر، هزینههای زیر را در نظر بگیرید:
- قیمت محصول: نوع، جنس و کیفیت کالای انتخابی
- هزینه چاپ یا حکاکی: روش اجرا، تعداد رنگها و سطح چاپ
- بستهبندی: جعبه، ساک یا بستهبندی اختصاصی در صورت نیاز
- تعداد سفارش: تعداد محصولات موردنیاز برای هر گروه مخاطب
- حمل و تحویل: هزینه و زمان انتقال سفارش به محل موردنظر
بهتر است هنگام مقایسه گزینهها، تنها قیمت را معیار قرار ندهید. کاربرد محصول، کیفیت چاپ، تناسب با مخاطب و تصویری که از برند شما ارائه میدهد نیز اهمیت دارند.
۵. محصول مناسب برای نمایشگاه را انتخاب کنید
بعد از مشخصشدن هدف، مخاطب و بودجه، میتوانید محصولات مناسب را بررسی کنید. در این مرحله بهتر است محصولاتی را انتخاب کنید که علاوه بر تناسب با فضای نمایشگاه، قابلیت استفاده واقعی داشته باشند و امکان معرفی برند شما روی آنها فراهم باشد.
خودکار تبلیغاتی؛ انتخابی کاربردی برای توزیع گسترده
خودکار تبلیغاتی از محصولاتی است که برای سفارش در تعداد بالا و ارائه به بازدیدکنندگان نمایشگاه قابل بررسی است. این محصول فضای مناسبی برای درج نام یا نشان تجاری دارد و به دلیل کاربرد روزمره، میتواند پس از پایان نمایشگاه نیز مورد استفاده قرار بگیرد.
دفترچه یادداشت میتواند برای نمایشگاههای تخصصی، همایشها و رویدادهای آموزشی انتخاب مناسبی باشد. این محصول در کنار خودکار یا بهصورت مستقل قابل ارائه است و امکان هماهنگکردن طراحی جلد با هویت بصری شرکت را فراهم میکند.
ساک دستی تبلیغاتی علاوه بر کاربرد در حمل کاتالوگ، بروشور و محصولات نمایشگاهی، سطح مناسبی برای معرفی نام برند در اختیار شرکت قرار میدهد. بازدیدکننده میتواند از آن در طول نمایشگاه و پس از آن استفاده کند.
ماگ و تراول ماگ برای مخاطبانی که قرار است هدیهای کاربردیتر دریافت کنند، گزینههای قابل بررسی هستند. با توجه به جنس و نوع محصول، میتوان روش مناسبی برای درج لوگو و هویت بصری شرکت انتخاب کرد.
اگر قصد دارید برای مدیران، مشتریان مهم یا شرکای تجاری هدیهای متمایز تهیه کنید، ستهای هدیه میتوانند انتخاب مناسبی باشند. ترکیب چند محصول هماهنگ در یک بستهبندی منظم، تجربه دریافت هدیه را حرفهایتر میکند.
برای بررسی مدلها و محصولات موجود، میتوانید به صفحه هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی در ادگیفت مراجعه کنید.
۶. روش چاپ لوگو را پیش از ثبت سفارش مشخص کنید
یکی از مراحل مهم در سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی، انتخاب روش مناسب برای درج لوگو و نام شرکت است. روش چاپ باید با جنس محصول، شکل سطح، تعداد رنگها و طرح موردنظر هماهنگ باشد.
از روشهای رایج چاپ و شخصیسازی هدایای تبلیغاتی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- چاپ تامپو: برای محصولات و سطوحی که با این روش سازگاری دارند.
- چاپ سیلک: برای چاپ طرح و نوشته روی سطوح مناسب این روش.
- چاپ سابلیمیشن: برای محصولات و متریالهای سازگار با انتقال حرارتی طرح.
- چاپ دیجیتال و انتقالی: برای برخی محصولات و طرحهای اختصاصی.
- حکاکی لیزری: برای محصولاتی که جنس و سطح آنها امکان حکاکی دارد.
- گلدوزی: برای برخی محصولات پارچهای و پوشاک تبلیغاتی.
پیش از تأیید سفارش، فایل لوگو، رنگهای سازمانی و محل قرارگیری نشان تجاری را مشخص کنید. همچنین درباره امکان اجرای روش موردنظر روی محصول انتخابی از تأمینکننده سؤال کنید. انتخاب روش مناسب میتواند به خوانایی و کیفیت نهایی نشان تجاری کمک کند.
۷. زمان سفارش و تحویل را از ابتدا برنامهریزی کنید
یکی از مشکلاتی که ممکن است در سفارش هدایای نمایشگاهی پیش بیاید، موکولکردن انتخاب محصول و چاپ لوگو به روزهای نزدیک به شروع نمایشگاه است. بعضی محصولات به زمان بیشتری برای تأمین، آمادهسازی یا اجرای چاپ نیاز دارند؛ بنابراین بهتر است سفارش را با فاصله زمانی مناسب ثبت کنید.
برای مدیریت بهتر زمان، مراحل زیر را در برنامه خود قرار دهید:
- بررسی محصولات و انتخاب گزینه مناسب
- استعلام قیمت و زمان آمادهسازی
- تعیین تعداد نهایی و ثبت سفارش
- ارسال فایل لوگو و اطلاعات چاپ
- بررسی و تأیید طرح یا نمونه چاپ
- آمادهسازی سفارش و کنترل نهایی
- هماهنگی برای تحویل پیش از شروع نمایشگاه
زمان آمادهسازی به نوع محصول، تعداد سفارش، روش چاپ و شرایط تأمین بستگی دارد. به همین دلیل بهتر است هنگام ثبت سفارش، زمان دقیق آمادهسازی و تحویل را مشخص کنید و برای کنترل محصولات نیز فرصت کافی در نظر بگیرید.
۸. بستهبندی و نحوه ارائه هدیه را فراموش نکنید
بستهبندی بخشی از تجربه مخاطب از دریافت هدیه است. حتی یک محصول ساده، اگر مرتب و متناسب با هویت بصری شرکت ارائه شود، میتواند جلوه حرفهایتری داشته باشد.
هنگام انتخاب بستهبندی به این موارد توجه کنید:
- تناسب اندازه و شکل بستهبندی با محصول
- محافظت از محصول در زمان حمل و جابهجایی
- هماهنگی رنگ و طراحی با هویت بصری شرکت
- امکان درج لوگو یا پیام اختصاصی در صورت نیاز
- سهولت نگهداری و توزیع هدایا در غرفه نمایشگاه
اگر برای گروههای مختلف مخاطبان چند نوع هدیه تهیه میکنید، میتوانید شیوه بستهبندی و ارائه هر گروه را نیز متناسب با نوع محصول و اهمیت مخاطب در نظر بگیرید.
۹. پیش از تحویل، سفارش را بهطور کامل بررسی کنید
پس از آمادهشدن محصولات، بهتر است پیش از انتقال آنها به محل نمایشگاه، سفارش را کنترل کنید. این بررسی کمک میکند ایرادهای احتمالی در تعداد، چاپ یا بستهبندی پیش از شروع رویداد شناسایی شوند.
در بررسی نهایی به موارد زیر توجه کنید:
- تعداد محصولات با تعداد ثبتشده در سفارش مطابقت داشته باشد.
- لوگو و نوشتهها درست، خوانا و مطابق طرح تأییدشده باشند.
- رنگ و محل چاپ با توافق اولیه هماهنگ باشد.
- محصولات از نظر ظاهری سالم و قابل ارائه باشند.
- بستهبندیها کامل و مرتب باشند.
- هدایای مربوط به گروههای مختلف مخاطبان از یکدیگر تفکیک شده باشند.
بهتر است تعدادی از محصولات را بهعنوان نمونه بررسی کنید و در صورت مشاهده ایراد، پیش از تحویل نهایی برای پیگیری آن اقدام کنید.
چکلیست نهایی سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی
برای اینکه هیچیک از مراحل سفارش را فراموش نکنید، میتوانید از چکلیست زیر استفاده کنید. این فهرست به شما کمک میکند پیش از نهاییکردن سفارش، موارد اصلی را یکبار دیگر مرور کنید.
| مرحله |
اقدام موردنیاز |
وضعیت |
| هدف سفارش |
مشخصکردن هدف از ارائه هدیه |
□ انجام نشده |
| شناخت مخاطب |
تعیین گروههای دریافتکننده هدیه |
□ انجام نشده |
| تعداد |
برآورد تعداد محصولات موردنیاز |
□ انجام نشده |
| بودجه |
تعیین محدوده هزینه سفارش |
□ انجام نشده |
| انتخاب محصول |
بررسی و انتخاب هدیه مناسب |
□ انجام نشده |
| چاپ لوگو |
انتخاب روش چاپ و آمادهسازی فایل |
□ انجام نشده |
| زمانبندی |
هماهنگی زمان آمادهسازی و تحویل |
□ انجام نشده |
| بستهبندی |
تعیین شیوه مناسب ارائه هدایا |
□ انجام نشده |
| کنترل نهایی |
بررسی تعداد، کیفیت و چاپ محصولات |
□ انجام نشده |
اشتباهات رایج در سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی
حتی با وجود برنامهریزی مناسب، بعضی اشتباهات میتوانند نتیجه سفارش را تحت تأثیر قرار دهند. توجه به چند نکته ساده، احتمال بروز این مشکلات را کاهش میدهد.
انتخاب محصول بدون توجه به مخاطب
محصولی که برای یک گروه از بازدیدکنندگان جذاب است، ممکن است برای گروه دیگر کاربرد چندانی نداشته باشد. بهتر است انتخاب هدیه با نوع مخاطبان و هدف حضور شرکت در نمایشگاه هماهنگ باشد.
تمرکز صرف بر قیمت محصول
ارزانترین گزینه همیشه بهترین انتخاب نیست. کیفیت محصول، کاربرد آن و نحوه نمایش لوگوی شرکت نیز باید در تصمیمگیری لحاظ شوند.
موکولکردن سفارش به روزهای پایانی
تأخیر در انتخاب محصول یا تأیید طرح چاپ میتواند زمان تحویل را تحت تأثیر قرار دهد. بهتر است مراحل سفارش از قبل برنامهریزی شوند.
بیتوجهی به کیفیت فایل لوگو
فایل نامناسب یا بیکیفیت ممکن است اجرای چاپ را دشوار کند. پیش از سفارش، فایل لوگو و جزئیات رنگ و محل چاپ را با مجری سفارش هماهنگ کنید.
ثبت سفارش بدون بررسی جزئیات
تعداد، روش چاپ، زمان تحویل و بستهبندی باید پیش از نهاییشدن سفارش مشخص باشند. بهتر است تمام جزئیات توافقشده را بررسی و تأیید کنید.
سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی از ادگیفت
انتخاب هدیه مناسب برای نمایشگاه زمانی نتیجه بهتری خواهد داشت که مراحل مختلف از انتخاب محصول تا چاپ لوگو و تحویل سفارش با برنامهریزی انجام شوند. در این مسیر، دسترسی به محصولات متنوع و امکان بررسی روشهای مختلف چاپ میتواند به تصمیمگیری بهتر کمک کند.
ادگیفت با سابقه فعالیت از سال ۱۳۸۵ در حوزه هدایای تبلیغاتی، مدیریتی و سازمانی، امکان بررسی محصولات متنوع را برای سفارشهای شرکتی فراهم کرده است. با توجه به نوع رویداد، تعداد موردنیاز و بودجه میتوانید گزینههای مختلف را بررسی کنید و محصول متناسب با هدف شرکت خود را انتخاب کنید.
اگر برای حضور در نمایشگاه به دنبال خودکار، دفترچه یادداشت، ساک دستی، ماگ، تراول ماگ، ست هدیه یا سایر محصولات تبلیغاتی هستید، پیشنهاد میکنیم ابتدا محصولات موجود را بررسی کنید و سپس درباره تعداد، روش چاپ و زمان تحویل تصمیم بگیرید.
برای مشاهده مدلها و انتخاب محصول، به صفحه هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی ادگیفت مراجعه کنید. همچنین برای دریافت مشاوره درباره محصولات و ثبت سفارش میتوانید از طریق صفحه تماس با ما با کارشناسان مجموعه در ارتباط باشید.
سؤالات متداول درباره سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی
۱. چه زمانی باید برای سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی اقدام کنیم؟
بهتر است سفارش را به روزهای نزدیک به شروع نمایشگاه موکول نکنید. زمان مناسب به نوع محصول، تعداد سفارش، روش چاپ لوگو و شرایط آمادهسازی بستگی دارد. پیش از ثبت سفارش، زمان دقیق تولید و تحویل را با تأمینکننده هماهنگ کنید تا فرصت کافی برای بررسی محصولات داشته باشید.
۲. برای نمایشگاه چه نوع هدیه تبلیغاتی مناسبتر است؟
انتخاب هدیه به نوع مخاطبان، بودجه و هدف شرکت بستگی دارد. خودکار، دفترچه یادداشت و ساک دستی برای توزیع گسترده قابل بررسی هستند؛ درحالیکه ماگ، تراول ماگ و ستهای هدیه میتوانند برای مشتریان ویژه و مدیران انتخابهای مناسبی باشند.
۳. برای سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی چه اطلاعاتی لازم است؟
برای بررسی و ثبت سفارش بهتر است نوع محصول، تعداد موردنیاز، بودجه تقریبی، فایل لوگوی شرکت، روش چاپ موردنظر و زمان تحویل مشخص باشد. ارائه این اطلاعات به تأمینکننده کمک میکند گزینههای مناسبتری پیشنهاد دهد و سفارش با دقت بیشتری برنامهریزی شود.
۴. آیا امکان چاپ لوگوی شرکت روی هدایای نمایشگاهی وجود دارد؟
بله، بسیاری از محصولات تبلیغاتی امکان چاپ یا حک لوگو دارند. روش اجرا به جنس، شکل و سطح محصول بستگی دارد. چاپ تامپو، سیلک، سابلیمیشن و حکاکی لیزری از روشهایی هستند که برای محصولات مختلف استفاده میشوند. روش مناسب باید پیش از ثبت سفارش مشخص شود.
۵. چگونه تعداد هدایای تبلیغاتی موردنیاز برای نمایشگاه را محاسبه کنیم؟
برای برآورد تعداد، تعداد بازدیدکنندگان احتمالی، مدت برگزاری نمایشگاه، میزان مراجعه به غرفه و گروههای هدف را در نظر بگیرید. بهتر است تعداد موردنیاز برای مشتریان ویژه و بازدیدکنندگان عمومی را جداگانه محاسبه کنید و مقداری هدیه اضافی نیز برای مراجعهکنندگان پیشبینینشده در نظر بگیرید.
۶. چه هدایایی برای توزیع بین تعداد زیادی از بازدیدکنندگان مناسب هستند؟
خودکار تبلیغاتی، دفترچه یادداشت و ساک دستی از گزینههای قابل بررسی برای توزیع گسترده هستند. این محصولات کاربرد روزمره دارند و امکان درج نام و نشان تجاری شرکت روی آنها وجود دارد. انتخاب نهایی به بودجه و نوع مخاطبان نمایشگاه بستگی دارد.
۷. هزینه سفارش هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی به چه عواملی بستگی دارد؟
قیمت نهایی به نوع و کیفیت محصول، تعداد سفارش، روش چاپ یا حک لوگو، تعداد رنگهای چاپ و نوع بستهبندی بستگی دارد. برای دریافت برآورد دقیقتر، بهتر است مشخصات محصول، تعداد و جزئیات چاپ را هنگام استعلام قیمت اعلام کنید.
۸. آیا میتوان برای مدیران و مشتریان ویژه هدایای متفاوتی سفارش داد؟
بله، شرکتها میتوانند برای گروههای مختلف مخاطبان، محصولات متفاوتی انتخاب کنند. برای مثال، محصولات کاربردی و قابل توزیع برای بازدیدکنندگان عمومی و ستهای مدیریتی یا هدایای خاص برای مشتریان ویژه و شرکای تجاری در نظر گرفته شوند.
۹. پیش از تحویل هدایای تبلیغاتی چه مواردی را باید بررسی کنیم؟
تعداد محصولات، کیفیت ظاهری، صحت لوگو و نوشتهها، رنگ و محل چاپ و وضعیت بستهبندی باید بررسی شوند. بهتر است پیش از تحویل نهایی، تعدادی از محصولات را بهعنوان نمونه کنترل کنید تا در صورت وجود ایراد، فرصت پیگیری و اصلاح آن فراهم باشد.
۱۰. از کجا میتوان هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی سفارش داد؟
برای سفارش میتوانید محصولات متنوع ادگیفت را در صفحه هدایای تبلیغاتی نمایشگاهی بررسی کنید و با توجه به بودجه، تعداد و زمان موردنیاز، محصول مناسب را انتخاب کنید. برای دریافت راهنمایی درباره انتخاب محصولات و هماهنگی سفارش نیز میتوانید از طریق صفحه تماس با ما با کارشناسان ادگیفت در ارتباط باشید.